Я уверен, что каждый из вас, мои уважаемые читатели, хотя бы пару десятков раз участвовали в совещаниях, а некоторые даже выступали организаторами и ведущими. От совещаний в бизнесе никуда не деться. Это достаточно хороший и эффективный инструмент решения вопросов, планирования, когда в процессе задействованы несколько человек.
Для того, чтобы совещания проходили более эффективно, необходимо придерживаться следующих правил:
Если вы рядовой участник:
1. Не приходите. Если в вашем присутствии нет реальной необходимости, лучше отказаться от участия, как вариант - под благовидным предлогом. Этим вы сэкономите время и свое, и других участников. Но если вы все-таки пришли и понимаете, что обсуждается не ваша тема, воздержитесь от выступлений. Не нужно брать слово и говорить, лишь бы засветиться и поставить галочку - я мол выступал. Поверьте, лучше прослыть человеком, который открывает рот лишь тогда, когда может высказать веское мнение, нежели пустозвоном, готовым болтать без умолку на любую тему.
2. Не унижайте других людей. Если вы скажете другому участнику, что никогда ничего глупее в жизни не слышали, то вы этим ничего не добьетесь, зато наживете себе врага.
3. Избегайте экспромтов. Зная заранее тему совещания и предполагая, что вам придется выступить, хотя бы набросайте тезисы своего выступления и вопросы к основному докладчику.
4. Не бойтесь пошутить. Если совещание застопорилось или внимание участников рассеялось - хорошая шутка будет уместна, совещание вернется в конструктивного русло, а вас запомнят с выгодной стороны
5. Будьте готовы задать риторические вопросы. Если вы чувствуете, что совещание заходит в тупик и нужно развернуть дискуссию в другом направлении, вы можете сказать: коллеги, а не задуматься ли нам о альтернативном решении? ... Не слишком ли много времени мы тратим на этот вопрос? Предлагаю отложить и перейти.... И т.д.
Если вы ведущий совещания:
1. Подготовьте повестку дня. Какие вопросы нужно обсудить? В какой последовательности? Какие аргументы и примеры вы будете приводить? Какие решения будете предлагать? Будет идеально, если вы разошлете повестку дня участникам заранее. Но даже набросанные на клочке мятой бумаги пункты, которые вы хотите обсудить - это уже лучше, чем ничего.
2. Начинайте вовремя. Этот пункт, я думаю, в комментариях не нуждается.
3. Будьте решительны. Дожимайте каждый вопрос повестки дня до конца. Последние два вопроса, которые нужно задавать при рассмотрении каждого пункта, такие: что необходимо предпринять и кто за это возьмется? Если вы не дадите на них четких ответов, то незачем было и проводить совещание.
4. Будьте тверды. Следите за сутью разговора и не позволяйте участникам отклоняться от темы. У каждого есть свои проблемы и люди будут стремиться поговорить о том, что волнует их, переводят разговор на важные для них темы. Это нормально. Ненормально то, что вы потеряете время и не решите те вопросы, которые запланировали. Плюс "разрыв шаблона" у участников - какой все-таки вопрос мы обсуждаем? Просто скажите: Макс, извини, но ты уходишь от темы. Мы обсуждаем не этот вопрос. Да, твоя тема очень важна, но не сегодня, давай включили ее в повестку дня следующей встречи. Возьмешь на себя вводную презентацию к этому вопросу?
Удачи.